Varning och erinran till medarbetare: vad du som chef behöver veta

Varning och erinran till medarbetare: vad du som chef behöver veta

Du får ge en medarbetare en varning när hen inte sköter sitt arbete. Ge den helst skriftligt, så att du kan visa vad medarbetaren har fått veta och vad som händer om inget ändras.

En varning kallas också erinran eller LAS-varning. Den är ett tydligt besked om att medarbetaren måste ändra sitt beteende och att det annars kan leda till uppsägning.

Ska du ge en varning? Prata med en HR-expert först.

Varning, erinran och LAS-varning är samma sak

De tre orden används om samma sak: en tillrättavisning som påminner medarbetaren om skyldigheterna i anställningen. Den är inte en disciplinpåföljd, alltså inget straff enligt lag eller kollektivavtal, utan en markering om att något måste förändras. Syftet är att medarbetaren ska få en chans att rätta sig innan en uppsägning blir aktuell.

En disciplinpåföljd, till exempel en varning eller ett löneavdrag enligt kollektivavtal, är något annat och kräver stöd i kollektivavtalet. Mer om det under Behöver jag förhandla med facket?

Muntlig varning

Det finns inga formkrav, så en varning får ges muntligt. En muntlig varning passar som en första markering, till exempel efter ett enstaka misstag. Nackdelen är att den är svår att bevisa. Skriv därför ner vad du sa, när och vem som var med, även om själva varningen var muntlig.

Många arbetsgivare börjar med en muntlig varning och går vidare till en skriftlig om beteendet fortsätter. Det är inget krav, men en tydlig trappa gör det lättare för medarbetaren att förstå allvaret.

Skriftlig varning

En skriftlig varning är det säkraste sättet. Den visar vad medarbetaren har fått veta och kan användas som underlag om du senare behöver säga upp på grund av personliga skäl. Lämna den i ett möte och låt medarbetaren kvittera att hen har tagit emot den.

Vad ska en skriftlig varning innehålla?

• Vad du förväntar dig av medarbetaren i rollen.
• Vad som har hänt, när det hände och vad det ledde till.
• Vilken förbättring som krävs och när ni följer upp.
• Att varningen inte är en disciplinpåföljd.
• Att det kan leda till uppsägning på grund av personliga skäl om förbättring inte sker.

Mall för skriftlig varning

Med en mall får du med allt som ska stå i varningen och samma upplägg varje gång. Det gör varningen tydligare för medarbetaren och lättare att använda om du senare behöver visa vad som har sagts.

Wndys mall för skriftlig varning har fält för:

• Vad som förväntas av medarbetaren i rollen.
• Vad som har hänt, när och vad det ledde till.
• Vilken förbättring som krävs.
• Information om vad som händer om förbättring inte sker.
• Medarbetarens kvittens på att hen har tagit emot varningen.

Mallen finns på svenska och engelska och ingår när du är kund hos Wndy. 

Felaktig erinran

Ibland anser medarbetaren att en erinran är fel, till exempel att det som beskrivs inte stämmer. Eftersom en erinran inte är en disciplinpåföljd finns det ingen formell väg att få den upphävd. Hur mycket den väger prövas i stället om den senare används som skäl för en uppsägning.

Låt medarbetaren lämna en egen skriftlig kommentar som sparas tillsammans med erinran, och se över om beskrivningen behöver rättas. Är medarbetaren med i facket kan hen få stöd därifrån.

Så ger du en varning steg för steg

1. Identifiera problemet. Vad har hänt, hur ofta och hur påverkar det verksamheten?
2. Utred bakgrunden. Finns det orsaker som otydliga instruktioner, hög arbetsbelastning eller brist på stöd?
3. Ha ett samtal. Förklara situationen, lyssna på medarbetarens bild och dokumentera vad som sades.
4. Ge varningen. Muntligt eller skriftligt, med tydliga krav på vad som ska bli bättre.
5. Följ upp. Boka ett uppföljningsmöte och erbjud stöd.

Samtalet ska inte skuldbelägga. Var öppen för att det kan finnas förklaringar, och fokusera på vad som behöver bli bättre och hur medarbetaren kan få stöd. Fler råd finns i Så lyckas du med svåra samtal på jobbet.

Behöver jag förhandla med facket?

En varning eller erinran behöver inte förhandlas med facket, eftersom den inte är en disciplinpåföljd. Är medarbetaren med i facket kan det ändå vara klokt att informera dem. En varning som disciplinpåföljd enligt kollektivavtal kräver däremot förhandling med facket.

Arbetar du i kommun eller region, eller har ni ett kollektivavtal med egna regler om disciplinpåföljder, kontrollera vad avtalet säger. Läs mer om kollektivavtal.

Vill du se att era rutiner för varning och misskötsamhet följer lagen kan du använda Lagkravskollen.

Uppsägning efter skriftlig varning

En varning betyder inte att anställningen automatiskt är i fara, men den är en tydlig signal om att något måste ändras. Om medarbetaren inte blir bättre kan varningen ligga till grund för en uppsägning på grund av personliga skäl. Hur mycket den väger beror på hur allvarligt det som hänt är, vilken skada det har orsakat och hur medveten medarbetaren har varit.

Hur en uppsägning går till steg för steg beskriver vi i Uppsägning av personal.

Vanliga frågor

Hur många varningar krävs innan uppsägning?

Det finns inget fast antal. Det avgörande är att medarbetaren tydligt har fått veta vad som krävs och att anställningen är i fara om inget ändras, och att hen har fått en rimlig chans att rätta sig. Ibland räcker en varning, ibland behövs fler.

Hur länge gäller en varning?

Det finns ingen fast giltighetstid. Ju äldre varningen är, desto mindre väger den om du senare vill säga upp, och efter lång tid utan nya problem väger den lite.

Kan jag avskeda utan varning?

Ja. Avsked är till för grov misskötsamhet, till exempel stöld eller våld, och då krävs ingen varning innan. Gränsen mellan uppsägning och avsked är svår, så tala med en HR-expert innan du agerar. Läs mer i Vad du som arbetsgivare behöver veta om avsked.

Vad gör jag om medarbetaren vägrar skriva på?

Underskriften bekräftar bara att medarbetaren har tagit emot varningen, inte att hen håller med. Varningen gäller ändå. Anteckna att hen vägrade skriva på, gärna med en kollega som vittne, eller skicka varningen via mejl så att det finns ett datum.