Uppsägning på grund av personliga skäl: Juridisk guide för arbetsgivare

Innehållsförteckning

• Vad menas med uppsägning på grund av personliga skäl?
• Saklig grund för uppsägning
• Situationer som kan motivera uppsägning
• Erinran och dokumentation
• Arbetsgivarens omplaceringsskyldighet
• Uppsägningsprocessen steg för steg
• Vanliga frågor om uppsägning på grund av personliga skäl

Vad menas med uppsägning på grund av personliga skäl?

Uppsägning på grund av personliga skäl betyder att den anställda inte har skött sitt jobb enligt anställningsavtalet och har betett sig på ett sätt som skadar eller kan skada företaget. Till skillnad från uppsägning på grund av arbetsbrist handlar det här om den enskildes beteende eller prestationer.

Generellt sett räcker det inte med ett enstaka misstag – det ska snarare handla om ett mönster av misskötsamhet som visar att den anställde inte klarar av jobbet på rätt sätt. Ju högre position och ansvar en anställd har, desto större krav ställs på uppförande och lojalitet.

Det är avgörande att en uppsägning genomförs korrekt och följer regelverket, annars kan arbetsgivaren bli skyldig att betala skadestånd. Uppsägning av personliga skäl regleras i Lagen om anställningsskydd (LAS).

Saklig grund för uppsägning

För att kunna säga upp någon på grund av personliga skäl måste det finnas saklig grund. Detta innebär att du som arbetsgivare måste kunna visa att personen allvarligt brutit mot sitt anställningsavtal på ett sätt som påverkar verksamheten negativt.

För att det ska finnas saklig grund behöver arbetsgivaren uppfylla följande krav enligt LAS och rättspraxis:

• Medvetandegörande: Ha medvetandegjort den anställde om att beteendet inte är acceptabelt, vanligtvis genom en formell erinran.
• Förbättringsmöjligheter: Ha gett den anställde chans till förbättring, exempelvis genom en konkret handlingsplan, utbildningsinsatser eller uppföljningssamtal.
• Utredning: Ha upprättat en utredning för att säkerställa att sjukdom eller arbetsmiljörelaterade faktorer inte ligger bakom problematiken.
• Omplaceringsutredning: Ha utrett om problemen kan lösas genom att den anställda omplaceras till annan tjänst inom företaget.
• Dokumentation: Ha dokumenterat hela processen noggrant eftersom arbetsgivaren har bevisbördan vid en eventuell tvist.

Att genomföra en strukturerad HR-revision innan en uppsägningsprocess kan hjälpa dig identifiera om det finns brister i den dokumentation som krävs för att visa saklig grund.

Situationer som kan motivera uppsägning

Det finns flera situationer där en uppsägning på grund av personliga skäl kan bli aktuell. Här är några vanliga exempel:

Olovlig frånvaro

Olovlig frånvaro kan utgöra saklig grund för uppsägning, beroende på frånvarons orsak och omfattning. Generellt anses saklig grund finnas om en anställd uteblir från arbetet under en betydlig tid utan godtagbara skäl.

Gränsdragningen av vad som anses vara ”betydlig tid” kan vara svårbedömd och därför rekommenderas att du som arbetsgivare kontrollerar relevant rättspraxis i tveksamma fall.

I Arbetsdomstolens fall AD 2024 nr 34 nekades en anställd semester och ansökte istället om ledighet för vård av sjukt barn. Senare fick arbetsgivaren veta att den anställde inte fått beviljat tillfällig föräldrapenning och ansåg därför att frånvaron var ogiltig.

Arbetsdomstolen ansåg att uppsägningen hade saklig grund, eftersom den anställdes agerande hade förstört förtroendet i anställningen. Domstolen betonade också att arbetsgivaren i detta fall inte var skyldig att erbjuda omplacering.

Dålig arbetsprestation

Rättspraxis har tidigare visat att en anställds prestation måste vara väsentligt under förväntningarna för att utgöra saklig grund för uppsägning. En nyare dom från Arbetsdomstolen, AD 2024 nr 75, visar dock att det kan finnas saklig grund även i mindre tydliga fall.

Domen gällde en telefonförsäljare som, trots upprepade erinringar, vägrade följa arbetsgivarens instruktioner om krav för antal dagliga samtal och därmed inte levde upp till kraven i anställningsavtalet.

Domen tyder på att det kan bli något lättare för arbetsgivare att säga upp anställda på grund av otillräckliga arbetsprestationer. Arbetsgivaren har däremot fortfarande ett ansvar att först försöka stötta medarbetaren genom förbättringsåtgärder och att undersöka möjligheten till omplacering.

Att arbeta strukturerat med medarbetarsamtal är ett bra sätt att förebygga och dokumentera prestationsproblem i ett tidigt skede.

Samarbetsproblem

Allvarliga samarbetsproblem kan vara saklig grund för uppsägning, särskilt när samarbetet är avgörande för att klara jobbet. Det är dock viktigt att först undersöka problemet och försöka med alternativa lösningar, som till exempel omplacering.

I domen AD 2006 nr 112 ansåg Arbetsdomstolen att arbetsgivaren hade saklig grund för uppsägning på grund av samarbetsproblem. Arbetsgivaren hade medvetandegjort den anställde och gett möjligheter till förbättring. En omplaceringsutredning hade dessutom visat att det inte fanns några andra lediga tjänster inom företaget som passade den anställdes kvalifikationer.

En välfungerande företagskultur kan bidra till att minska risken för samarbetsproblem som leder till uppsägningar.

Andra situationer

Andra situationer som kan utgöra saklig grund för uppsägning inkluderar:

• Misshandel eller hot om våld
• Stöld eller förskingring
• Arbetsvägran
• Berusning på arbetsplatsen
• Illojalt beteende eller illojal konkurrens

Sjukdom som grund för uppsägning

Generellt räknas sjukdom inte som saklig grund för uppsägning, eftersom arbetsgivaren har ett omfattande rehabiliteringsansvar. Uppsägning blir aktuell först när rehabiliteringsansvaret är uppfyllt och det står klart att den anställde inte har möjlighet att återgå till sitt vanliga arbete eller till en annan tjänst inom företaget.

Att vara berusad på jobbet kan vara saklig grund för uppsägning. Men om den anställde bedöms lida av alkoholism är det en fråga om sjukdom, vilket normalt sett inte är saklig grund för uppsägning. Då har du som arbetsgivare istället ansvar att erbjuda rehabiliterande åtgärder.

Ett strukturerat arbetsmiljöarbete ger bättre förutsättningar för att hantera sjukdomsrelaterade situationer korrekt.

Erinran och dokumentation

Vad är en erinran?

För att uppsägningen ska ha saklig grund måste du ha medvetandegjort och gett den anställde en chans att förbättra sig. En erinran är en form av tillrättavisning där du påminner den anställde om sina skyldigheter enligt anställningsavtalet.

Hur ger man en erinran?

En erinran kan lämnas både muntligt eller skriftligt, men det rekommenderas att lämna den skriftligt. Be gärna den anställde att skriva under att de mottagit erinran.

En korrekt erinran bör innehålla:

• En tydlig beskrivning av vad som förväntas av den anställde i sin roll.
• Konkreta exempel på hur den anställde har brutit mot sina åtaganden och vad det har lett till. Förklara när det inträffade och vilken skada det orsakat.
• En beskrivning av vilka förbättringar som den anställda behöver visa och tydligt klargöra att upprepade misstag kan leda till uppsägning.

En eller flera erinringar innebär inte automatiskt uppsägning. Det beror på omfattningen av problemet, den skada som orsakats och hur medveten den anställde varit om sina brister. Om den anställde inte visar någon förbättring kan en erinran ligga till grund för framtida uppsägning.

Praktiska tips för erinran

• Det finns inga egentliga hinder för en arbetsgivare att ge en erinran.
• För att få till en förbättring från den anställdas sida är det bästa att tala om det som hänt i ett möte samtidigt som erinran lämnas. På så sätt får den anställda en chans att ställa frågor och få hjälp att förstå hur förbättring ska ske.
• En erinran behöver inte förhandlas med facket, men det är rekommenderat att göra det om det finns möjlighet till det.

En välutformad personalhandbok kan tydliggöra förväntningar och regler så att situationer som kräver erinran kan undvikas.

Bevisbörda och dokumentation

Vid uppsägning på grund av personliga skäl räcker det inte med misstanke om misskötsel. Som arbetsgivare har du bevisbördan, vilket betyder att du måste kunna bevisa att den anställde faktiskt har misskött sig.

För att uppfylla dessa krav är det viktigt att noggrant dokumentera hela processen:

• Dokumentera de händelser som ligger till grund för uppsägningen, hur den anställde misskött sig och på vilket sätt det påverkat företaget negativt.
• Dokumentera att du medvetandegjort den anställda genom en erinran och se till att den anställda har kvitterat erinran.
• Dokumentera bevis på att den anställda fått en rimlig chans till förbättring och blivit erbjuden stödinsatser.
• Om du övervägt omplacering, dokumentera omplaceringsutredningen.

En riktlinje är att du måste kunna visa att problemen varit så allvarliga och varaktiga att uppsägning är den rimliga åtgärden.

Tvåmånadersregeln

En uppsägning på grund av personliga skäl får endast grunda sig på saker som du som arbetsgivare har känt till i max två månader. Det betyder att du måste agera inom två månader efter att du blivit medveten om ett problem eller en händelse.

En uppsägning kan dock ske även efter två månader i följande fall:

• Den anställde har bett om att få vänta med uppsägningen
• Synnerliga skäl föreligger, exempelvis allvarlig brottslighet

Arbetsgivarens omplaceringsskyldighet

I vissa situationer är arbetsgivaren skyldig att utreda om uppsägning kan undvikas genom en omplacering av den anställde. Arbetsgivaren har en skyldighet att utreda omplacering om det finns en möjlighet att lösa den anställdes problem, exempelvis vid samarbetssvårigheter eller bristande prestationer.

För att en omplacering ska vara aktuell behöver det finnas:

• Lediga tjänster inom organisationen – arbetsgivaren är inte skyldig att skapa nya jobb.
• Den anställde måste ha tillräckliga kvalifikationer för den nya tjänsten, eller kunna uppnå dessa inom en rimlig tid – vanligtvis inom sex månader.

En riktlinje är att den anställde behöver uppfylla de grundläggande krav som gäller för en nyanställning. Genom att flytta medarbetaren till en ny roll eller ett annat team kan en uppsägning ibland undvikas.

Uppsägningsprocessen steg för steg

1. Meddela den anställda och facket

Innan du kan säga upp en anställd på grund av personliga skäl måste du informera både den anställde och den anställdes fackförbund minst två veckor innan uppsägningen. Facket har då en vecka på sig att begära överläggning.

Om de begär överläggning, måste du vänta med uppsägningen tills överläggningarna är klara. Under den tiden har den anställde rätt till samma lön och förmåner som tidigare.

2. Skriftligt uppsägningsbesked

När förhandlingarna är klara kan du ge den anställde ett uppsägningsbesked. Beskedet ska vara skriftligt och lämnas över personligen. Det ska också innehålla information om hur den anställde kan gå vidare om hen vill att uppsägningen ska prövas rättsligt.

Uppsägningen gäller från det att den anställde tar emot det skriftliga beskedet. Om det inte är möjligt att överlämna beskedet personligen kan det skickas med rekommenderat brev. Då gäller uppsägningen när brevet tas emot, eller senast tio dagar efter att det skickades. Om den anställde är på semester börjar uppsägningen gälla den första dagen efter semestern.

3. Uppsägningstid

Vid uppsägning på grund av personliga skäl har den anställde fortfarande rätt till sin uppsägningstid. LAS (Lagen om anställningsskydd) styr vad som är den kortaste uppsägningstiden den anställde har rätt till. Däremot kan längre uppsägningstider finnas i anställningsavtal eller kollektivavtal.

Om den anställde blivit uppsagd på grund av personliga skäl har hen ingen rätt till återanställning, till skillnad från vid uppsägning på grund av arbetsbrist.

Att ha en tydlig struktur i lönerevisionen och ett genomtänkt årshjul för HR-arbetet kan underlätta hanteringen av de praktiska aspekterna under uppsägningstiden.

Vanliga frågor om uppsägning på grund av personliga skäl

Vad är skillnaden mellan uppsägning och avsked?

Uppsägning på grund av personliga skäl innebär att anställningen upphör efter uppsägningstiden när den anställde har brutit mot anställningsavtalet. Avsked används däremot vid allvarliga fall där den anställde grovt åsidosatt sina åtaganden mot arbetsgivaren. Vid avsked avslutas anställningen omedelbart utan uppsägningstid.

Hur många varningar krävs innan man kan säga upp någon?

Det finns ingen exakt regel för hur många varningar som krävs. Det beror på förseelsens allvarlighetsgrad, den anställdes position, och om den anställde förstått allvaret. För mindre allvarliga förseelser kan flera varningar behövas, medan allvarligare förseelser kan kräva färre. Det viktiga är att arbetsgivaren har dokumenterat att den anställde blivit medvetandegjord om problemet och fått möjlighet till förbättring.

Kan man säga upp någon som är sjukskriven?

Sjukdom är i sig inte saklig grund för uppsägning. En uppsägning av en sjukskriven person kan göras om det finns andra sakliga skäl som inte är kopplade till sjukdomen, eller om arbetsgivaren fullgjort hela sitt rehabiliteringsansvar och det står klart att den anställde inte kan återgå till arbetet inom överskådlig framtid. Det är dock en komplex situation som kräver noggrann utredning och dokumentation.

Hur lång tid tar en uppsägningsprocess?

Tiden för en uppsägningsprocess varierar beroende på omständigheterna. Som minimum måste arbetsgivaren varsla den anställde och facket minst två veckor före uppsägningen. Om facket begär överläggning tillkommer tid för detta. Sedan följer den lagstadgade uppsägningstiden, som varierar beroende på anställningstid (1-6 månader enligt LAS). Hela processen från första erinran till avslutad anställning kan därför ta flera månader.

Vad händer om en uppsägning blir ogiltigförklarad?

Om en domstol ogiltigförklarar en uppsägning betyder det att anställningen fortsätter och den anställde har rätt att återgå i arbete. Arbetsgivaren kan bli skyldig att betala skadestånd som består av ekonomiskt skadestånd (förlorad lön) och allmänt skadestånd (ersättning för kränkning). Beloppet för allmänt skadestånd varierar beroende på omständigheterna men kan uppgå till betydande summor.

Kan man förhandla om en uppsägning?

Ja, arbetsgivare och anställd kan komma överens om villkoren för att avsluta en anställning genom en överenskommelse. Detta kan inkludera avgångsvederlag, förlängd uppsägningstid, eller andra förmåner. En förhandlad lösning kan ofta vara fördelaktig för båda parter eftersom den undviker en potentiellt långdragen och kostsam rättsprocess.

Är det skillnad på uppsägningsprocessen med och utan kollektivavtal?

Ja, i företag med kollektivavtal finns ofta mer detaljerade regler kring uppsägningsprocessen, och arbetsgivaren måste förhandla med fackförbundet innan beslut om uppsägning fattas. Utan kollektivavtal gäller fortfarande LAS grundläggande regler, men förhandlingsskyldigheten är inte lika omfattande. Dock måste arbetsgivaren alltid varsla den anställde och eventuellt fackförbund oavsett om det finns kollektivavtal eller inte.