Uppsägning på grund av arbetsbrist: Komplett guide för arbetsgivare

Innehållsförteckning

• Steg-för-steg vid uppsägning på grund av arbetsbrist
• Omplaceringsutredning enligt LAS
• Turordningsregler vid arbetsbrist
• Riskbedömning och arbetsmiljöansvar
• Förhandlingsskyldighet med facket
• Varsel till Arbetsförmedlingen
• Uppsägningsprocessen
• Företrädesrätt till återanställning
• Vanliga frågor om uppsägning vid arbetsbrist

Steg-för-steg vid uppsägning på grund av arbetsbrist

Om ni som arbetsgivare behöver säga upp anställda på grund av arbetsbrist måste ni följa Lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) och Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL). Här är en sammanfattning av de viktigaste stegen:

1. Genomför en omplaceringsutredning: Undersök möjligheten att erbjuda andra tjänster inom organisationen för att undvika uppsägning på grund av arbetsbrist.

2. Skapa en turordningslista: Följ turordningsreglerna enligt LAS för att bestämma vilka som behöver sägas upp.

3. Genomför en riskbedömning av arbetsmiljön: Utvärdera konsekvenserna för den kvarvarande personalen, gärna i samråd med skyddsombudet.

4. Inled förhandlingar: Informera facket och genomför förhandlingar kring de förändringar som orsakat arbetsbristen.

5. Varsla Arbetsförmedlingen: Om 5 eller fler anställda berörs behöver ni varsla Arbetsförmedlingen i ert län.

6. Lämna ett skriftligt uppsägningsbesked: Uppsägningsbeskedet ska vara skriftligt och i första hand överlämnas personligen. Informera även om den anställdes företrädesrätt till återanställning.

Ett välfungerande årshjul för HR-arbetet kan hjälpa er att planera och förutse potentiella behov av personalförändringar innan en akut arbetsbristsituation uppstår.

Omplaceringsutredning enligt LAS

Innan ni som arbetsgivare kan genomföra en uppsägning på grund av arbetsbrist, är ni enligt LAS skyldiga att utreda möjligheten till omplacering. Detta är en förutsättning för att uppsägningen ska anses vara sakligt grundad.

Vad omplaceringsutredningen innebär

En korrekt genomförd omplaceringsutredning kräver att ni:

• Aktivt undersöker om det finns andra lediga tjänster inom företaget där den anställda kan placeras
• Ser över både nuvarande och kommande lediga tjänster i hela verksamheten
• Kan dokumentera och påvisa att alla möjliga alternativ har prövats

Kvalifikationskrav vid omplacering

För att en omplacering ska vara aktuell måste:

• Den anställda ha tillräckliga kvalifikationer för den nya tjänsten, eller kunna uppnå dessa inom en rimlig tid – vanligtvis inom sex månader
• Den anställda uppfylla de grundläggande krav som skulle gälla vid en nyanställning

Skäligt omplaceringserbjudande

Ett omplaceringserbjudande måste vara skäligt och rättvist, även om det kan innebära:

• Förändrade arbetsuppgifter
• Annan arbetstid eller arbetsplats
• Eventuellt lägre lön (dock måste kollektivavtal följas)

En välutvecklad personalhandbok bör innehålla riktlinjer för hur omplaceringsprocessen ska genomföras i organisationen.

Turordningsregler vid arbetsbrist

Vid uppsägningar på grund av arbetsbrist måste ni som arbetsgivare följa turordningsreglerna enligt LAS.

Huvudregeln: Sist in – först ut

• Den som anställts senast sägs upp först
• Om flera anställda har samma anställningstid, har den äldsta personen företräde att stanna kvar
• Turordningen gäller inom respektive driftsenhet och avtalsområde

Avtalsturlista

• Vissa kollektivavtal ger möjlighet att förhandla med den fackliga organisationen om en avtalsturlista
• Detta ger mer flexibilitet i hur ni hanterar uppsägningarna
• Avtalsturlistan kan ta hänsyn till kompetens och verksamhetens behov snarare än enbart anställningstid

Undantag från turordningen

Enligt 22 § LAS har arbetsgivare möjlighet att göra undantag från turordningen för anställda av särskild betydelse:

• Arbetsgivare kan undanta upp till tre anställda som anses vara av särskild betydelse för verksamhetens fortsatta drift och utveckling
• Detta gäller för arbetsgivare med högst tio anställda, oavsett antal som berörs av arbetsbrist
• För större arbetsgivare gäller undantaget vid varje enskild driftsenhet
• Arbetsgivaren behöver inte motivera valet av dessa anställda
• Beslutet kan inte prövas enligt LAS, men kan prövas enligt Diskrimineringslagen

För att motverka att undantagsregeln utnyttjas felaktigt gäller en tre-månadersspärr. Det innebär att arbetsgivare som undantagit personer från turordningen måste vänta tre månader innan de kan göra ytterligare undantag.

Det är viktigt att regelbundet genomföra en HR-revision för att säkerställa att alla personalprocesser, inklusive turordningsregler, följer aktuell lagstiftning.

Riskbedömning och arbetsmiljöansvar

Vid uppsägningar på grund av arbetsbrist måste ni även ta hänsyn till ert arbetsmiljöansvar för kvarvarande personal.

Riskbedömning av arbetsmiljön

• Genomför en riskbedömning ur arbetsmiljöperspektiv, gärna i samråd med skyddsombudet
• Bedömningen bör inkludera risker för ökad arbetsbelastning om tjänster försvinner
• Identifiera psykosociala risker för kvarvarande personal, såsom stress och oro

Planera och genomför åtgärder

• Beskriv de åtgärder som planeras för att förebygga och hantera identifierade risker
• Säkerställ att arbetsmiljön förblir hållbar för den kvarvarande personalen
• Följ upp åtgärderna för att se till att de får avsedd effekt

Ett strukturerat arbetsmiljöarbete är extra viktigt i samband med organisationsförändringar som kan påverka personalens hälsa och välbefinnande.

Förhandlingsskyldighet med facket

Innan beslut om arbetsbristuppsägningar kan verkställas måste ni som arbetsgivare förhandla med berörda fackförbund.

Med kollektivavtal

Om ni är anslutna till ett kollektivavtal har ni primär förhandlingsskyldighet enligt MBL. Detta innebär att ni på eget initiativ behöver förhandla om:

• Viktiga förändringar av verksamheten
• Förändringar som berör fackanslutnas arbets- eller anställningsförhållanden

Utan kollektivavtal

Om ni inte har ett kollektivavtal behöver ni ändå förhandla med de fackförbund som har medlemmar på arbetsplatsen som berörs av arbetsbristen.

Förhandlingsprocessen

1. Kontakta berörda fackförbund och kalla till förhandling
2. Förhandlingen bör ske innan definitivt beslut om arbetsbristuppsägningar fattas
3. Förhandlingen ska dokumenteras i ett förhandlingsprotokoll
4. Förhandling anses avslutad när båda parter är överens eller när förhandlingsskyldigheten är fullgjord

Effektiva medarbetarsamtal löpande under året kan bidra till ökad förståelse för verksamhetens utmaningar och underlätta kommunikationen i svåra tider.

Varsel till Arbetsförmedlingen

Vid större personalneddragningar måste ni som arbetsgivare även varsla Arbetsförmedlingen.

När behöver ni varsla?

Ni behöver varsla Arbetsförmedlingen om ni planerar att säga upp:

• Minst 5 anställda inom samma län, eller
• 20 eller fler personer inom en 90-dagarsperiod

Tidsfrister för varsel

Varsel för planerad uppsägning behöver alltid ske i god tid. För tillsvidareanställda gäller följande tidsfrister:

• Om max 25 personer berörs: Varsel minst två månader innan första anställning avslutas
• Om 26-100 personer berörs: Varsel minst fyra månader innan första anställning avslutas
• Om fler än 100 berörs: Varsel minst sex månader innan första anställning avslutas

Vad varslet ska innehålla

Varslet till Arbetsförmedlingen ska innehålla information om:

• Skälen till de planerade uppsägningarna
• Antalet arbetstagare som berörs, uppdelat på yrkeskategorier
• Antalet arbetstagare som normalt sysselsätts
• Tidsperioden under vilken uppsägningarna planeras ske
• Beräkningsmetod för eventuella ersättningar utöver vad som följer av lag eller kollektivavtal

En välutvecklad företagskultur med öppen kommunikation kan underlätta hanteringen av svåra förändringsprocesser som arbetsbristuppsägningar.

Uppsägningsprocessen

När förhandlingarna med facket är avslutade och eventuellt varsel till Arbetsförmedlingen har lämnats, kan ni gå vidare med själva uppsägningsprocessen.

Skriftligt uppsägningsbesked

• Uppsägningsbeskedet ska vara skriftligt
• Det ska i första hand lämnas över till den anställde personligen
• Beskedet ska innehålla information om hur den anställda kan gå vidare om hen vill få uppsägningen rättsligt prövad
• Det ska inkludera upplysningar om rätten till återanställning, förutsatt att den anställda meddelar sitt intresse för detta

När uppsägningen träder i kraft

• Uppsägningen träder i kraft när den anställde mottar det skriftliga beskedet
• Om beskedet inte kan överlämnas personligen kan det skickas med rekommenderat brev
• Vid rekommenderat brev träder uppsägningen i kraft när brevet tas emot, eller senast tio dagar efter att det skickats

Särskilda situationer

• Om den anställde är på semester träder uppsägningen i kraft den första dagen efter semestern
• Vid uppsägning av en anställd på föräldraledighet börjar uppsägningstiden löpa först när den anställda helt eller delvis återgått i arbete
• I praktiken skjuts uppsägningen upp till det datum som den anställda har angett som slutdatum för föräldraledigheten

Företrädesrätt till återanställning

När en anställd har sagts upp på grund av arbetsbrist, har personen under vissa förutsättningar företrädesrätt till återanställning om nya tjänster blir tillgängliga.

När gäller företrädesrätten?

Företrädesrätten gäller:

• Från och med det att uppsägningsbeskedet delgivits
• I upp till nio månader efter att anställningen har upphört
• För liknande tjänster inom företaget

Villkor för företrädesrätt

För att företrädesrätten ska gälla måste följande villkor uppfyllas:

• Den anställde ska ha arbetat i minst 12 månader under de senaste tre åren
• Anspråk på företrädesrätt måste ha anmälts
• Den anställde måste ha tillräckliga kvalifikationer för den lediga tjänsten
• Den lediga tjänsten ska finnas inom den driftsenhet där personen senast var anställd
• Företrädesrätten gäller inom det avtalsområde där personen tidigare var sysselsatt

Turordning vid återanställning

Om flera personer har rätt till återanställning gäller turordningsregeln:

• Den som arbetat längst hos arbetsgivaren har förtur
• Om två har lika lång anställningstid ges företräde till den äldsta personen
• Om det finns ett kollektivavtal på arbetsplatsen kan det finnas särskilda regler gällande företrädesrätt

Genom att erbjuda stöd för lönerevisionen till kvarvarande personal kan ni som arbetsgivare visa att ni värdesätter de medarbetare som stannar i organisationen.

Vanliga frågor om uppsägning vid arbetsbrist

Vad är skillnaden mellan arbetsbrist och personliga skäl?

Arbetsbrist omfattar alla situationer där uppsägningsorsaken inte är relaterad till den anställdes personliga förhållanden. Det kan handla om ekonomiska skäl, omorganisationer eller faktisk brist på arbetsuppgifter. Vid personliga skäl är orsaken istället kopplad till den enskilda arbetstagaren, till exempel misskötsamhet eller samarbetssvårigheter. De lagliga processerna skiljer sig väsentligt mellan dessa två uppsägningsgrunder.

Kan man kombinera arbetsbrist och personliga skäl?

Nej, en uppsägning kan juridiskt sett endast grundas på antingen arbetsbrist eller personliga skäl, inte en kombination av båda. Om det finns personliga skäl för uppsägning bör dessa hanteras separat enligt reglerna för uppsägning av personliga skäl. Det är viktigt att inte använda arbetsbrist som en förevändning för att hantera personalproblem.

Måste man följa turordningsreglerna exakt?

Huvudregeln är att turordningsreglerna enligt LAS ska följas, men det finns vissa undantag och flexibilitet:

• Arbetsgivare kan undanta upp till tre personer som anses särskilt viktiga för verksamheten
• Genom förhandling med facket kan en avtalsturlista upprättas som frångår principen ”sist in, först ut”
• Turordningsreglerna gäller inom respektive driftsenhet och avtalsområde, vilket ger viss flexibilitet

Hur fungerar omplacering vid arbetsbrist rent praktiskt?

Den praktiska processen för omplacering innebär att:

1. Arbetsgivaren kartlägger alla lediga tjänster inom organisationen
2. Arbetsgivaren bedömer om den uppsägningshotade medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för någon av dessa tjänster
3. Ett skriftligt omplaceringserbjudande lämnas till medarbetaren
4. Medarbetaren får skälig betänketid, vanligtvis ett par dagar till en vecka
5. Om medarbetaren tackar nej till ett skäligt omplaceringserbjudande anses omplaceringsmöjligheterna uttömda
6. Hela processen ska dokumenteras noggrant

Hur beräknas anställningstid för turordning?

Vid beräkning av anställningstid för turordning gäller följande:

• All anställningstid hos samma arbetsgivare räknas samman
• Även tidigare anställningsperioder räknas om det inte gått mer än sju månader mellan anställningarna
• Föräldraledighet, sjukdom, semester och annan lagstadgad ledighet räknas som anställningstid
• Vid företagsöverlåtelse följer anställningstiden med till den nya arbetsgivaren

Vilka konsekvenser kan felaktiga uppsägningar få?

Om en uppsägning på grund av arbetsbrist inte följer lagens krav kan den ogiltigförklaras av domstol, vilket kan leda till:

• Att anställningen kvarstår eller återupprättas
• Ekonomiskt skadestånd för förlorad lön och förmåner
• Allmänt skadestånd för kränkning
• Rättegångskostnader
• Negativ publicitet och försämrat arbetsgivarvarumärke

Får man anställa nya medarbetare direkt efter en arbetsbristuppsägning?

Om ni nyligen sagt upp personal på grund av arbetsbrist måste ni beakta de uppsagdas företrädesrätt till återanställning innan ni anställer nya medarbetare. Om ni anställer andra personer för liknande tjänster utan att respektera företrädesrätten, kan detta leda till skadeståndsskyldighet. Det finns dock inget generellt förbud mot att anställa inom andra områden eller för kompetenser som de uppsagda inte besitter.

Hur hanterar man inhyrd personal vid arbetsbrist?

Vid arbetsbristsituationer är det vanligt att arbetsgivare först avslutar avtal med inhyrd personal innan tillsvidareanställda sägs upp. Det finns dock inget lagkrav på detta. Om ni väljer att behålla inhyrd personal samtidigt som ni säger upp egen personal på grund av arbetsbrist, bör ni kunna motivera varför den inhyrda kompetensen är nödvändig för verksamheten och varför denna kompetens saknas bland era anställda.