Lönerevision steg för steg: process, lönematris och mall

Vad är lönerevision?

Lönerevision är när arbetsgivaren ser över och justerar medarbetarnas löner, oftast en gång om året. Ni bestämmer hur mycket lönerna totalt ska öka (löneutrymmet), och sedan fördelas utrymmet mellan medarbetarna utifrån bestämda lönekriterier. Lönerevision kallas ibland löneöversyn, och hela kedjan av moment brukar kallas löneprocessen.

Den här guiden utgår från individuell lönesättning, som är det vanligaste systemet för tjänstemän. Där sätts lönen utifrån hur varje medarbetare presterar mot lönekriterierna. Använder ni ett annat system, till exempel fasta lönetrappor, kan några av stegen se annorlunda ut.

Hur ofta ska lönerevision göras?

Det finns ingen lag som säger hur ofta lönerna ska revideras. Om ni har kollektivavtal styr avtalet både när revisionen ska ske och hur den går till. Saknar ni kollektivavtal bestämmer ni själva, men en gång per år är praxis på svensk arbetsmarknad och det medarbetarna förväntar sig.

Det som däremot är ett lagkrav varje år är lönekartläggningen. Den hänger ihop med lönerevisionen, mer om det längre ned.

Lönerevision steg för steg

Stegen nedan kan med fördel samlas i ett och samma dokument, er löneprocess, så att alla lönesättande chefer arbetar på samma sätt varje år.

1. Bestäm lönestrategi och lönekriterier

Lönestrategin beskriver var ni vill ligga i förhållande till marknaden och vad ni vill belöna. Lönekriterierna gör strategin konkret: de beskriver vad som påverkar lönen och hjälper cheferna att bedöma medarbetarna på samma sätt. Håll nere antalet, högst fem kriterier, så att både chefer och medarbetare kan hålla dem i huvudet. Låt gärna medarbetarna vara med och ta fram kriterierna. Det ökar förståelsen och gör att processen upplevs som mer rättvis.

Utöver kriterierna påverkas lönen av hur rollen värderas i förhållande till andra roller och av vad marknaden betalar. Därför är det bra om varje roll har ett lönespann, till exempel från 80 till 120 procent av marknadens median.

2. Sätt löneutrymmet

Löneutrymmet, ibland kallat lönepott, är den budget ni avsätter för löneökningar, oftast uttryckt i procent av lönesumman. Med kollektivavtal är utrymmet ofta bestämt i det centrala avtalet, men det finns också sifferlösa avtal där ni sätter utrymmet själva. Utan kollektivavtal brukar utrymmet utgå från:

• ”märket”, den löneökningstakt som arbetsmarknadens parter kommer överens om i de centrala förhandlingarna
• företagets ekonomiska utveckling
• läget på marknaden för de kompetenser ni behöver

Bestäm också om utrymmet ska fördelas lika över hela företaget, eller om vissa avdelningar eller roller behöver mer, till exempel där ni har svårt att rekrytera.

Många lägger dessutom en extra pott vid sidan av det ordinarie utrymmet, till exempel en halv procent. Den används för särskilda justeringar: en medarbetare som halkat efter marknaden, en nyckelperson ni riskerar att förlora, eller en osaklig löneskillnad som lönekartläggningen har hittat. Att hålla potten separat gör att de justeringarna inte äter upp utrymmet för alla andra.

3. Gör en tidsplan

Sätt en tidsplan från första kommunikation fram till utbetalning av ny lön, och håll den så kort som möjligt utan att det går ut över kvaliteten. Lägg gärna lönesamtalen i nära anslutning till utvecklingssamtalen. En tumregel är att det inte bör gå mer än två veckor mellan dem, så att kopplingen mellan prestation och lön blir tydlig. Se exemplet på tidsplan längre ned.

4. Kommunicera till chefer och medarbetare

Alla lönesättande chefer behöver få processen, tidsplanen och instruktionerna i god tid. En chef som sätter lön för första gången behöver ofta en genomgång av hur man bedömer mot lönekriterierna och hur man håller ett bra lönesamtal. Det underlättar också att ge varje chef en lista över teamet med nuvarande lön, anställningstid och tidigare löneförändringar.

Medarbetarna behöver veta vilka lönekriterier som gäller, hur tidsplanen ser ut och hur de förbereder sig. Sätt förväntningarna redan här: lönesamtalet är inte en förhandling där den bästa förhandlaren vinner, utan medarbetarens tillfälle att lämna sin syn på sina insatser och sin lön.

5. Håll lönesamtalen

I lönesamtalet berättar medarbetaren om sina insatser och förväntningar, och chefen berättar hur hen bedömer insatserna utifrån lönekriterierna och årets utrymme. Samtalet samlar underlag, det är inte där lönen beslutas. Feedback på prestationen ska heller inte komma som en nyhet här, den ska ha getts löpande under året.

Med kollektivavtal kan lönesamtal vara en rättighet för medarbetarna. Även utan avtal lönar det sig att hålla dem, eftersom processen upplevs som betydligt mer rättvis när medarbetaren fått komma till tals.

6. Fördela löneutrymmet

Efter samtalen fördelar varje chef sitt utrymme mellan medarbetarna utifrån lönekriterierna. Differentiera: att ge alla samma procent kan upplevas som orättvist av dem som presterat bäst och dämpar motivationen. Väg också in var medarbetarens lön ligger i förhållande till rollen och marknaden. En lönematris gör den avvägningen konkret, se exemplet nedan.

Gå igenom teamet som helhet innan du lämnar ditt förslag:

• Rangordna medarbetarna efter prestation, roll och lön. Ser lönestrukturen rättvis ut?
• Hur ligger varje medarbetare till jämfört med marknaden och rollens lönespann?
• Finns det avvikelser, till exempel löneskillnader mellan kvinnor och män, eller någon som halkat efter under en föräldraledighet? Varje avvikelse ska ha en saklig förklaring.
• Får någon en låg ökning? Då behöver du kunna förklara vad som krävs för att löneutvecklingen ska bli bättre framåt.

7. Kalibrera och godkänn

När cheferna har lämnat sina förslag går de igenom dem tillsammans. Kalibreringen gör att lönekriterierna tolkas på samma sätt i hela företaget, så att det inte spelar roll vilken chef man har. Här kontrollerar ni också att summan ryms inom löneutrymmet och den extra potten, och att spridningen följer prestation och marknadslön. Därefter godkänner vd lönerna slutgiltigt, och beslutet dokumenteras.

8. Ge lönebesked

Ge beskedet i ett möte, fysiskt eller på video, och förklara hur lönen har satts och vad medarbetaren kan göra för att påverka sin lön framåt. Förbered dig genom att ha koll på medarbetarens löneutveckling och kunna motivera lönen med lönekriterierna. En chef som verkar osäker på processen skapar lätt en känsla av orättvisa. Den nya lönen är en ändring av anställningsvillkoren och ska enligt LAS lämnas skriftligt till medarbetaren, senast när ändringen börjar gälla.

9. Betala ut den nya lönen

Om den nya lönen gäller från ett datum som redan har passerat betalas mellanskillnaden ut retroaktivt. Tänk på att semester, sjukfrånvaro och övertid under de månaderna påverkar hur den retroaktiva lönen räknas.

Lönematris: så avgör ni hur stor ökningen blir

En lönematris kombinerar två saker: hur medarbetaren har presterat och var lönen ligger jämfört med marknaden. Prestationen avgör hur mycket någon kan få. Lönens läge avgör vilken nivå som är rimlig. Den som presterar bra men redan ligger högt får en lägre ökning än den som presterar lika bra men ligger under marknaden. Så här kan en matris se ut när löneutrymmet är runt 3,4 procent:

Procentsatserna är ett exempel. Anpassa dem efter ert utrymme så att snittet hamnar på rätt nivå, men att vissa kan få mer och andra mindre.

Vad är compa ratio?

Lönens läge mot marknaden mäts ofta med ett nyckeltal som kallas compa ratio. Det är medarbetarens lön delat med marknadens median för rollen. En compa ratio på 100 procent betyder att lönen ligger exakt på medianen, 80 procent att den ligger en femtedel under. Räkna gärna ut den både före och efter revisionen, så ser ni om lönerna rör sig åt rätt håll.

Exempel: så fördelas löneutrymmet

Ett företag med 20 anställda har en sammanlagd månadslönesumma på 800 000 kronor. Ledningen beslutar om ett löneutrymme på 3,4 procent, alltså 27 200 kronor i månaden att fördela. Så här kan fördelningen se ut för tre av medarbetarna, med lönematrisen ovan som stöd:

Ökningarna skiljer sig åt, men summan för hela företaget håller sig inom de 27 200 kronorna. B och C har presterat lika, men C:s lön ligger redan över marknaden och får därför en lägre ökning. A ligger under marknaden och har presterat över förväntan, och får mest. Varje ökning ska kunna motiveras med lönekriterierna, och det är det chefen förklarar i lönebeskedet.

Exempel på tidsplan

Så här kan en lönerevision se ut för ett företag där den nya lönen gäller från 1 april:

Lönerevision för nyanställda

En vanlig fråga är vad som gäller för den som anställdes i mars när revisionen gäller från april. Har ni kollektivavtal står det ofta i avtalet: många avtal har en brytpunkt där den som anställts efter ett visst datum inte omfattas av årets revision. Läs ert avtal.

Utan kollektivavtal bestämmer ni själva. Det vanliga är att den som anställts under de senaste månaderna inte ingår, eftersom lönen nyss har satts i rekryteringen, medan den som varit anställd längre ingår som alla andra. Det viktiga är att ni bestämmer en regel, skriver in den i lönepolicyn och tillämpar den lika för alla. Berätta det redan vid anställningen, så att det inte blir en överraskning.

Med eller utan kollektivavtal

Med kollektivavtal är mycket av lönerevisionen redan reglerat: hur stort utrymmet är, när revisionen sker och hur den lokala fackliga organisationen ska vara med. Då behöver ni följa avtalets process, och ofta förhandla lokalt innan lönerna fastställs.

Utan kollektivavtal har ni större frihet, men också större ansvar för att processen är tydlig. Det finns inget krav på en lönepolicy, men utan en blir det svårt för både chefer och medarbetare att veta vad som gäller, och lättare att lönerna uppfattas som godtyckliga.

Lönerevision och lönekartläggning

Alla arbetsgivare ska varje år kartlägga och analysera löneskillnader mellan kvinnor och män enligt diskrimineringslagen. Gör kartläggningen före lönerevisionen. Hittar ni osakliga löneskillnader kan de rättas till i samma revision, gärna med den extra potten, och ni minskar risken att nya skillnader uppstår när utrymmet fördelas.

Mall och verktyg för lönerevision: så går det till med Wndy

I Wndys plattform finns en färdig lönerevisionsprocess som följer stegen ovan. Den består av två mallar som hänger ihop:

• Lönerevisionsprocessen är ert styrdokument. Där fyller ni i lönestrategi och lönekriterier, och får beskrivningen av varje steg från löneutrymme till utbetalning, en lönematris att utgå från och en checklista för chefer och ledning.
• Beräkningsmallen i Excel är chefernas arbetsunderlag. För varje medarbetare fyller chefen i lön, sysselsättningsgrad, prestationsbedömning och löneförslag, och mallen räknar ut ny lön, compa ratio och hur förslagen står sig mot löneutrymmet och den extra potten. Där finns också fält för motivering och godkännande, så att beslutet är dokumenterat.

Plattformen har också mallar för lönepolicy, lönesamtal och lönebesked, och aktuell statistik över märket, inflation och löneökningstakt att utgå från när ni sätter utrymmet.

Ni behöver inte göra det själva. En HR-konsult från Wndy kan sätta upp lönekriterier och lönepolicy, ta fram underlag till cheferna, leda kalibreringen och se till att lönekartläggningen och lönerevisionen hänger ihop.

Vanliga frågor om lönerevision

Är lönerevision ett lagkrav?

Nej. Ingen lag kräver att lönerna revideras, men kollektivavtal gör det ofta. Lönekartläggning är däremot ett lagkrav varje år.

Har medarbetaren rätt till löneökning?

Bara om det följer av kollektivavtal eller anställningsavtal. Vissa avtal har en individgaranti, alltså en lägsta ökning för varje medarbetare.

Måste man ha lönesamtal?

Det kan vara en rättighet enligt kollektivavtalet. Utan avtal finns inget krav, men det rekommenderas starkt.

Hur fördelar man löneutrymmet rättvist?

Utgå från lönekriterierna och väg in var lönen ligger mot marknaden, till exempel med en lönematris. Kalibrera sedan förslagen mellan cheferna så att kriterierna tolkas lika i hela företaget.

Hur långt efter utvecklingssamtalet ska lönesamtalet ligga?

En tumregel är högst två veckor, så att kopplingen mellan prestation och lön blir tydlig.

Kan man sänka någons lön i lönerevisionen?

Nej, inte ensidigt. Lönen är ett anställningsvillkor och kan bara sänkas om medarbetaren går med på det.

Läs vidare

• Lönerevision som motiverar – skapa en rättvis och transparent process
• Lönekartläggning: krav, steg och exempel
• Lönesättning
• Lönebildning enligt den svenska modellen
• Minimilöner i Sverige: komplett guide för arbetsgivare