Lönekartläggning: krav, steg, exempel och mall

I den här guiden går vi igenom vad lagen kräver, hur ni genomför kartläggningen steg för steg, och ett räkneexempel på hur en osaklig löneskillnad upptäcks och åtgärdas, samt vad en mall för lönekartläggning behöver innehålla.

Krav enligt lag

Lönekartläggning handlar om att hitta och åtgärda osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete. Kravet finns i diskrimineringslagen och gäller alla arbetsgivare, oavsett bransch eller storlek.

Har ni 10 anställda eller fler ska kartläggningen, analysen och en eventuell handlingsplan dokumenteras skriftligt. Är ni färre behöver ni fortfarande göra kartläggningen, men inte dokumentera den på samma sätt.

Diskrimineringsombudsmannen granskar arbetsgivare genom stickprov. Är dokumentationen bristfällig kan ni föreläggas med vite, det vill säga tvingas betala böter. Lönekartläggningen är ett av flera lagkrav som gäller er som arbetsgivare. I Wndys Lagkravskollen får ni en överblick över vilka som gäller för just er.

Reglerna skärps ytterligare när EU:s lönetransparensdirektiv implementeras i svensk lag. Då ställs högre krav på hur löner ska redovisas, vilket ger medarbetare bättre insyn och ökar pressen på arbetsgivare att kunna motivera sin lönesättning. Från och med implementeringen ska kartläggningen även jämföra löneutvecklingen för medarbetare som varit föräldralediga med dem som inte varit det. Har ni frågor om vad det innebär för er har vår HR-expert svarat på de vanligaste frågorna om direktivet.

Vad ska analyseras?

• Er lönepolicy, för att säkerställa att lönesättningen är objektiv och konsekvent.
• Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete.
• Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför likvärdigt arbete.
• Löneskillnader mellan kvinnodominerade yrkesgrupper, minst 60 procent kvinnor, och andra grupper, för att se om kvinnodominerade yrken värderas lägre.

Så gör du en lönekartläggning, steg för steg

1. Sammanställning. Samla in data om löner, förmåner och bonusar samt information om de anställda, som kön, ålder och prestation.
2. Samverkan. Involvera medarbetarna. Har ni fackliga representanter, samarbeta med dem. Annars kan ni utse en medarbetare eller grupp som representerar de anställda. Läs mer i vår guide om samverkan i lönekartläggningen.
3. Arbetsvärdering. Gör en oberoende bedömning av vilka krav och svårigheter olika roller innebär. Det hjälper er att identifiera likvärdiga arbeten.
4. Identifiera kvinnodominerade roller. Enligt lag måste ni särskilt analysera arbeten där kvinnor utgör minst 60 procent av personalen, för att upptäcka, utvärdera och justera löneskillnader.
5. Analysera löneskillnader. Undersök om det finns osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete. Saknas saklig grund måste skillnaderna justeras.
6. Redovisning och dokumentation. Dokumentera kartläggningen, analysen och eventuella åtgärder. Har ni 10 anställda eller fler är detta ett lagkrav.

Exempel: så kan en osaklig löneskillnad se ut

Ett exempel gör processen konkret. Säg att ert företag har arbetsvärderat sju befattningar och grupperat dem efter poäng. Två av grupperna sticker ut:

Kundservicespecialisterna är alltså högre värderade i arbetsvärderingen, rollen kräver mer kunskap, ansvar och ansträngning enligt bedömningen, men tjänar ändå 2 600 kronor mindre i månaden. En skillnad på 7,3 procent. Eftersom rollen med lägst värdering har högst lön räcker det inte att bara jämföra likvärdigt arbete här. Skillnaden är svårare att motivera än om grupperna hade legat på samma nivå.

Nästa steg är att undersöka om skillnaden går att förklara med sakliga skäl, till exempel längre erfarenhet eller ett tillfälligt bristläge i lagerrollen. Går skillnaden inte att motivera sakligt är den osaklig och ska in i handlingsplanen med en tidsplan för justering. Lagen ger er tre år på er att åtgärda den.

Mall för lönekartläggning: vad den ska innehålla

Oavsett om ni använder ett kalkylark eller ett verktyg behöver mallen täcka samma delar för att uppfylla lagkraven:

• Medarbetardata: kön, befattning, grundlön och lönetillägg för samtliga anställda.
• Arbetsvärdering: en bedömning av varje befattning utifrån kunskap och färdigheter, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden, som visar vilka arbeten som är lika eller likvärdiga.
• Analys: jämförelser av lika arbete, likvärdigt arbete och kvinnodominerade grupper, med en bedömning av om skillnaderna är sakliga.
• Handlingsplan: vilka löner som ska justeras, vad det kostar och när det ska vara klart.

I Wndy består mallen av två delar som hänger ihop. Lönefilen samlar medarbetardatan, och i arbetsvärderingen poängsätts befattningarna och delas in i värderingsgrupper, som i exemplet ovan. Båda finns i plattformen för Wndys kunder. Är arbetsvärderingen synkad med medarbetarna följer den med lönefilen automatiskt, så ni slipper föra över uppgifter mellan dokument.

Verktyg för lönekartläggning: så går det till med Wndy

Att göra lönekartläggningen i ett kalkylark blir snabbt svårhanterat, särskilt när den ska upprepas varje år och tidigare åtgärder ska följas upp. I Wndys verktyg ingår färdiga mallar för både lönefil och arbetsvärdering, så ni slipper bygga upp strukturen själva. Ni bidrar med underlaget, och Wndy sköter analysen, dokumentationen och säkerställer att lagkraven uppfylls.

1. Ni samlar in underlag: lön, befattning och eventuella lönetillägg för samtliga medarbetare. Har ni redan medarbetarna inlagda i Wndy med korrekta uppgifter tas underlaget fram direkt i plattformen.
2. Ni gör en arbetsvärdering i Wndys verktyg, utifrån kunskap och färdigheter, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden. Behöver ni stöd i resonemanget eller i själva verktyget finns Wndys experter ett möte bort.
3. Ni delar underlaget säkert med er tilldelade HR-expert. Är arbetsvärderingen synkad med medarbetardatan i plattformen räcker det att dela lönefilen, då följer arbetsvärderingen med automatiskt.
4. Wndy genomför den statistiska analysen och identifierar om det finns löneskillnader mellan kvinnor och män som behöver förklaras, åtgärdas eller följas upp.
5. Ni får en rapport som sammanfattar resultatet, och vid behov ett förslag på handlingsplan.
6. Ni bokar ett uppföljningsmöte med er HR-expert för att gå igenom resultatet, ställa frågor och sätta en påminnelse inför nästa års kartläggning.

5 saker att komma ihåg vid lönekartläggning

1. Lagkrav. Alla företag måste göra en årlig lönekartläggning.
2. Dokumentation. För arbetsgivare med 10 anställda eller fler ska lönekartläggningen dokumenteras.
3. Justeringar krävs. Löneskillnader utan saklig grund måste rättas till och tas upp i en handlingsplan.
4. Tidsram. Ni har tre år på er att åtgärda osakliga löneskillnader.
5. Samverkan. Glöm inte att involvera medarbetarna i processen.

Vanliga frågor om lönekartläggning

Måste små företag göra lönekartläggning?

Ja. Kravet gäller alla arbetsgivare, även de med en enda anställd. Skillnaden är att företag med färre än 10 anställda inte behöver dokumentera kartläggningen skriftligt.

Vad händer om man inte gör en lönekartläggning?

DO kan förelägga er att genomföra och dokumentera kartläggningen, vid vite. Saknas kartläggning står ni dessutom sämre rustade om en medarbetare hävdar lönediskriminering, eftersom ni då inte kan visa att lönerna är satta på sakliga grunder.

Hur ofta ska lönekartläggning göras?

Varje år. Lagen säger inte när på året, men många lägger den före lönerevisionen så att eventuella justeringar kan göras i samband med att de nya lönerna sätts. Läs mer i vår guide Lönerevision steg för steg.

Vilka ska vara med i lönekartläggningen?

Arbetsgivaren ansvarar för kartläggningen, men ska samverka med medarbetarna. Har ni kollektivavtal sker det med de fackliga representanterna. Se vår guide om samverkan i lönekartläggningen.

Här hittar du mer information och stöd:

• Diskrimineringslagen (riksdagen.se)
• Lönekartläggning (DO)
• Diskrimineringsombudsmannens e-guide för lönekartläggning

Läs vidare

• Lönerevision steg för steg: process, lönematris och mall
• Samverkan i lönekartläggningen – hur gör du det smidigast?
• Allt du behöver veta om lönetransparensdirektivet
• Minimilöner i Sverige: Komplett guide för arbetsgivare
• Lönebildning enligt den svenska modellen
• Lönerevision som motiverar – skapa en rättvis och transparent process