Transparent lönesättning

I denna artikel ger vi dig som arbetsgivare en grundläggande förståelse för hur du kan bygga en effektiv lönesättning som främjar rättvisa och en högpresterande kultur.

Vill du veta mer om löneprocessen?

Att löneprocessen upplevs rättvis, hur lönesättningen hanteras och hur medarbetare kan påverka sin lön är oftast en viktigare fråga än själva lönenivån. Medarbetare har själva drivit frågan om transparens en längre tid vilket märks på det alltmer öppna lönesnacket i korridorerna, och ökningen i antalet sajter där man kan hitta löneinformation. Lagstiftningen följer nu i medarbetarnas fotspår, fler och fler länder har lagstiftat om transparent lönesättning. EUs lönetransparensdirektiv klubbades igenom under 2023 och många av USAs stater har lagstiftning kring lönetransparens.

Transparens i lönesättning är redan här

Även om du som arbetsgivare inte tagit ett aktivt beslut att ha en transparent löneprocess så är den nog i viss mån redan transparent. Många medarbetare pratar öppet om löner idag. För 20 år sedan såg det helt annorlunda ut, det var tabu att prata om sin lön med andra. Men idag ser det helt annorlunda ut. Det finns ett enormt utbud av lönedata på nätet genom sajter som Glassdoor, Payscale, Ratsit, de olika fackliga hemsidorna, för att bara nämna ett fåtal. Man jämför sig med varandra helt enkelt. Tyvärr skapar denna jämförelse ofta frustration både hos medarbetare och chefer. En frustration som i värsta fall kan vara skadlig för företaget i form av minskad tillit och engagemang.

Hur kan du som arbetsgivare ta kontroll över medarbetarnas transparens?

Istället för att låta medarbetarna driva transparensen med begränsad och ibland felaktig information så är det bättre att du som arbetsgivare tar kontroll över transparensen och skapar en struktur för den som inger en känsla av rättvisa hos medarbetarna. Som arbetsgivare kan du leda genom lönerna genom att sätta en tydlig process och få de anställda att förstå den. De anställda behöver känna att processen är rättvis och att de har förtroende för hur cheferna sätter löner. Som vi nämnde inledningsvis är känslan av rättvisa, hur lönesättningen hanteras och hur medarbetare kan påverka sin lön en viktigare fråga för medarbetarna än själva lönenivån.

Vad bidrar till att löneprocessen känns rättvis?

Enligt forskning har följande delar störst inverkan på medarbetarnas känsla av rättvisa i löneprocessen:

Prestationsbedömning

Lönekriterier

Lönesamtal

Feedback på sin prestation

Hur den lönesättande chefen hanterar processen

Den del som i störst utsträckning påverkar upplevd rättvisa är hur prestationen bedöms, där de två viktigaste delarna är lönekriterier och lönesamtalet. Men även feedback på sin prestation påverkar känslan av rättvisa. Den lönesättande chefen är en bärare av löneprocessen och hur chefen agerar och vad chefen säger har visat sig vara central för att löneprocessen ska upplevas rättvis. Därför är det viktigt att varje lönesättande chef har en bra förståelse för företagets löneprocess och tydligt kan motivera till varje medarbetare hur just deras lön är satt och vad de behöver göra för att utveckla sin lön.

Vad säger statistiken?

Många medarbetare tror att de tjänar mindre jämfört med marknaden än vad de faktiskt gör. En undersökning som Payscale gjort visar att 2/3 av alla som har marknadsmässiga löner tror att de är underbetalda. Dessutom så tror 1/3 av de som har högre än marknadsmässig lön att de är underbetalda. Medarbetare som tror att de är underbetalda är betydligt mer benägna att söka nya jobb. Så arbetsgivare som inte investerar i lönetransparens och istället skyddar information om anställdas löner kan förlora sina bästa medarbetare. inte för att de nödvändigtvis betalar för lågt, utan för att de inte haft en öppen kommunikation kring sin lönesättning.

Verktyg i löneprocessen

Innan du som arbetsgivare ökar transparensen i er löneprocess kan det vara bra att se över er nuvarande process för att se till att ni har grunderna på plats.

Lönestrategi och lönekriterier. Första steget i en fungerade löneprocess är att bestämma företagets lönestrategi och lönekriterier. Lönestrategin fastställer företagets önskade löneläge i jämförelse med marknaden. Lönekriterier används för att bedöma varje medarbetares bidrag till företagets framgång, det vill säga prestationen.
Löneutrymme. Skapa en tydlig process för hur löneutrymmet, den så kallade årliga budgeten, bestäms och hur detta kan kommuniceras till medarbetarna på ett tydligt sätt.
Löneprocess och lönepolicy. Summerar allt i en löneprocess till cheferna och en lönepolicy till medarbetarna. Cheferna är nyckeln till en framgångsrik process och de behöver känna sig trygga med processen. På samma sätt behöver medarbetarna förstå hur löneprocessen fungerar och vad som ligger till grund för bedömningen.
Analysera lönestrukturen. Det kan också vara bra att analysera lönestrukturen på företaget för att få en överblick av lönespridningen mellan olika yrkesgrupper och åldrar. Låt den årliga lönekartläggningen ligga till grund för lönestrukturen.
Koppling mellan prestation och lön. Se också över kopplingen mellan prestation och lön. Ju tydligare ni kan koppla medarbetarsamtalen till lönekriterier och lön, desto större chans är det att medarbetarna upplever processen som rättvis.

Följande verktyg kan vara bra att ha på plats:

Lönestrategi
Lönekriterier
Löneutrymme
Löneprocess och lönepolicy
Tydlig lönestruktur
Koppling prestation till lön

Anpassning mot lönetransparensdirektivet

När ni har alla grunderna på plats kan ni utöka transparensen ytterligare. Lönetransparensdirektivet blir snart lag i Sverige och därför kan det vara bra att redan nu anpassa processen ytterligare.

En av delarna av det nya direktivet berör medarbetarnas rätt till information.

Medarbetare kommer att ha rätt att begära information från sin arbetsgivare om den genomsnittliga lönenivån för samma eller en likvärdig roll hos arbetsgivaren. Detta innebär att du som arbetsgivare utöver en lönestruktur och lönekriterier behöver ha lönespann på plats och en objektiv förklaring till hur varje lön är satt.

En lönematris är ytterligare ett verktyg som kan användas för att vägleda cheferna till en mer objektiv fördelning av löneutrymmet baserat på lönekriterierna.

Följande verktyg kan användas för att utöka transparensen:

Lönespann
Lönematris

Slutligen, förväntningar

En stor grund till frustration hos medarbetare är när en förväntan grusas vilket den oftast gör vid lönesättning. Anledningen till detta är att många medarbetare inte har fått tillräckligt med information kring processen och då bildar sig en egen uppfattning om hur mycket lönen bör höjas.

Det är därför bättre att arbetsgivaren sätter förväntningarna inför lönesamtalet med medarbetarna. Lönesamtalet är ingen förhandling utan lönen sätts baserat på lönekriterierna där prestation och lön i förhållande till marknaden har stor betydelse. Rättvisa skapas inte av att låta den bäste förhandlaren få den högsta löneökningen, den skapas istället av att på ett så likvärdigt sätt som möjligt bedöma prestationen. Prestationen bedöms i medarbetarsamtalet och det ska därför gå att ge en indikation på var lönen kommer att hamna redan i detta samtal.

Chefer upplever ofta löneprocessen som svår och obehaglig. Det är krävande att kunna motivera varje medarbetares prestation och lön på ett tydligt sätt och samtidigt stötta dem i deras utveckling. Och det kan också vara svårt att bemöta medarbetarnas argument. Men ju tydligare och mer rättvis process ni har, ju lättare kommer det vara att göra en korrekt bedömning vilket kommer att underlätta samtalet med medarbetaren, så att ni förhoppningsvis båda går nöjda därifrån.

För ytterligare information:

Detta är Wndy, HR-expertis när du behöver det

Behöver du rådgivning kring kartläggning av ditt HR-arbete, eller rådgivning kring mer specifika delar som att anställa personal, LAS eller andra personalfrågor? Vi på Wndy samlar allt det du som arbetsgivare funderar kring på vår hemsida.

Läs mer om våra tjänster och skapa ett gratiskonto för att komma i kontakt med oss. Har du behov av professionell hjälp och personlig service så har vi HR-experter som kan hjälpa dig.