Jobbarkitektur: en översikt och guide

Inledning

I dagens snabbt föränderliga arbetsliv är det viktigare än någonsin att organisationer har en tydlig struktur för sina jobbroller och karriärvägar. Detta är där jobbarkitektur kommer in i bilden. Jobbarkitektur är en systematisk metod för att definiera och strukturera roller, ansvar och karriärvägar inom en organisation. Denna artikel ger en översikt av vad jobbarkitektur är, varför det är viktigt och hur man kan arbeta med det på ett effektivt sätt.

Vad är jobbarkitektur?

Jobbarkitektur handlar om att skapa en klar och logisk struktur för alla jobb inom en organisation. Det inkluderar:

1. Arbetsbeskrivningar: Identifiering och beskrivning av olika arbetsuppgifter och ansvar som varje jobb innebär.
2. Arbetsvärdering: Klassificering av jobb i olika nivåer eller grader baserat på komplexitet, ansvar och kompetenskrav.
3. Titelstruktur: Nivåindelning av titlar med tydliga förklaringar för varje titelnivå, baserad på arbetsvärderingen.
4. Jobbfamiljer: Indelning av samtliga jobb i organisationen i jobbfamiljer och sub-jobbfamiljer.
5. Karriärvägar: Definiering av möjliga karriärvägar inom organisationen.
6. Kompensation: Utformning av rättvis och konkurrenskraftig lönesättning baserat på nivåer och marknadsdata i så kallade lönespann.

Varför är jobbarkitektur viktigt?

1. Tydliga förväntningar

En jobbarkitektur hjälper till att sätta tydliga förväntningar för medarbetare vad gäller ansvar, kompetenskrav och karriärmöjligheter. Det minskar oklarheter och förbättrar kommunikationen mellan ledning och medarbetare.

2. Karriärutveckling

Genom att definiera tydliga karriärvägar kan medarbetare lättare förstå hur de kan utvecklas inom organisationen. Detta kan öka motivationen och minska personalomsättningen.

3. Rättvis kompensation

Med en tydlig jobbarkitektur kan organisationer säkerställa att löner och förmåner är rättvisa och konkurrenskraftiga. Det hjälper också till att identifiera och korrigera osakliga löneskillnader..

4. Rekrytering och onboarding

En strukturerad jobbarkitektur underlättar rekryteringsprocessen genom att ge både rekryterare och kandidater en tydlig bild av vad varje roll innebär. Även onboardingprocessen blir smidigare, eftersom nya medarbetare får en tydlig förståelse för sin roll från början.

Hur kan man arbeta med jobbarkitektur

1. Skapa arbetsbeskrivningar

Skapa detaljerade arbetsbeskrivningar för varje roll och se till att de är enhetliga och följer samma struktur. En bra arbetsbeskrivning bör inkludera:

• Befattning: En tydlig och beskrivande titel samt eventuell avdelning.
• Rapporteringsstruktur: Information om vem jobbet rapporterar till och eventuella underordnade.
• Ansvarsområde: Beskriv kortfattat vad rollen ansvarar för.
• Arbetsuppgifter: Lista, gärna i punktform, vad arbetsuppgifterna består av.
• Kompetenskrav: De nödvändiga färdigheterna, utbildningskraven och erfarenheterna som behövs för att utföra jobbet.
• Arbetsmiljö: Nödvändiga detaljer om arbetsmiljö och eventuella fysiska krav.

2. Gör en arbetsvärdering

Efter att ha skapat eller sett över befintliga arbetsbeskrivningar, är nästa steg att klassificera rollerna på olika nivåer genom att göra en arbetsvärdering. En arbetsvärdering är en oberoende värdering av de krav som ställs i arbetet och ger en rangordning av svårighetsgraden av olika arbeten baserat på rollens komplexitet, ansvar och kompetenskrav. Det används bland annat som ett verktyg för att identifiera lika och likvärdiga arbeten på ett objektivt sätt i lönekartläggningen.

Enligt Diskrimineringslagen 3 kap. 10 § ska följande kriterier ingå i arbetsvärderingen;

• kunskap och färdigheter
• ansvar
• ansträngning
• arbetsförhållanden

Samma kriterier ligger som grund i lönetransparensdirektivets bedömning av vilka kriterier som bör ingå i en arbetsvärdering. Det betyder att de organisationer som har gjort en korrekt arbetsvärdering utifrån kraven i lönekartläggningen inte behöver göra justeringar i sina arbetsmetoder när lönetransparensdirektivet börjar gälla.

Ytterligare kriterier får användas, om de är relevanta och motiverade.

3. Bygg en titelstruktur

När arbetsbeskrivningar och arbetsvärderingen är färdiga så kan det vara bra att bygga en tydlig titelstruktur som är kopplad till nivåerna i arbetsvärderingen. Använd standardiserade titlar som är lätta att förstå och jämföra, både inom och utanför organisationen. Undvik för långa, för specifika eller kreativa titlar som kan förvirra. För varje titel, definiera tydligt vilka ansvarsområden och krav som gäller. Detta hjälper anställda att förstå vad som förväntas av dem på olika nivåer.

Se även till att titlarna speglar organisationens kultur och värderingar. Om organisationen är platt och informellt, kan mer flexibla titlar vara lämpliga.

4. Skapa jobbfamiljer

Att skapa jobbfamiljer handlar om att identifiera roller som har liknande funktioner och uppgifter. Till exempel kan en jobbfamilj vara marknadsföring, IT eller finance. För varje jobbfamilj, specificera de kompetenser och kvalifikationer som krävs. Detta kan inkludera utbildning, erfarenhet och specifika färdigheter. Dessa bör vara i linje med både arbetsbeskrivningar och arbetsvärdering så att det löper som en röd tråd genom hela processen. I en stor organisation kan man fortsätta med att dela upp jobbfamiljerna i sub-jobbfamiljer som till exempel Brand Manager och Content Manager inom Marknadsföring.

5. Utforma karriärvägar

För att hjälpa medarbetare att se sina utvecklingsmöjligheter inom organisationen, bör tydliga karriärvägar definieras. Detta innebär att beskriva hur medarbetare kan röra sig uppåt, eller i vissa fall lateralt, i organisationen. Exempel på karriärvägar kan vara:

• Specialist: För de som vill fördjupa sina tekniska eller yrkesspecifika färdigheter och bli experter inom sitt område.
• Ledare: För de som vill ta på sig mer ledarskapsansvar och röra sig mot chefsroller.
• Korsfunktionell: För de som är intresserade av att utforska olika funktioner inom organisationen och utveckla bredare yrkeskompetenser.

Dessa karriärvägar kan sedan kopplas till de olika jobbfamiljerna för att skapa tydlighet för medarbetarna hur de kan avancera från en roll till en annan. Dessa steg bör vara baserade på ökad kompetens, erfarenhet och ansvar.

6. Koppla till kompensation

En tydligt kommunicerad lönestruktur där medarbetarna förstår hur deras lön är satt och hur de kan påverka den skapar en känsla av rättvisa hos medarbetarna vilket bygger motivation och engagemang. Utöver en tydlig och väl kommunicerad löneprocess behöver man skapa lönespann för varje nivå inom en jobbfamilj eller sub-jobbfamilj. Att ge de anställda tillgång till sina lönespann ger dem en större förståelse för lönesättningen och hur de kan påverka den. Det skapar också mer kvalitativa lönesamtal mellan chef och medarbetare. När lönetransparensdirektivet implementeras kommer det vara ett lagkrav för alla arbetsgivare att dela lönespannet med sina anställda.

7. Implementera och kommunicera

När jobbarkitekturen har utvecklats, är nästa steg att implementera och kommunicera den till alla berörda parter i organisationen. Hur den bäst kommuniceras beror helt på er typ av organisation och vad som passar just er. Men det är viktigt att presentera informationen till alla medarbetare och se till att den sedan finns lättillgänglig för alla. Erbjud utbildning för både chefer och medarbetare om den nya strukturen och hur arbetsvärderingen har gått till och hur karriärsvägarna är uppbyggda. 

Se även till att hålla jobbarktitekturen uppdaterad och gör uppdateringar till chefer och medarbetare när något förändras.

8. Utvärdera och justera

Att skapa en jobbarkitektur är inte en engångsinsats, även fast det kräver mer jobb i början när man behöver sätta en struktur på plats. Det är viktigt att regelbundet utvärdera och justera strukturen baserat på förändringar i organisationen och marknaden. Detta kan innebära att:

• Samla feedback: Regelbundet samla in feedback från medarbetare och chefer om hur jobbarkitekturen fungerar.
• Analysera marknadstrender: Hålla sig uppdaterad med branschtrender och lönedata för att säkerställa att jobbarkitekturen förblir konkurrenskraftig.
• Håll informationen uppdaterad: Se till att arbetsbeskrivningar och arbetsvärderingar hålls uppdaterade och relevanta och reflekterar förändringar i roller och ansvar.

Fördelar med jobbarkitektur

Ökad transparens

En tydlig jobbarkitektur ökar transparensen inom organisationen, vilket hjälper medarbetare att förstå hur deras roll passar in i den större bilden och vilka möjligheter som finns för karriärutveckling.

Förbättrad medarbetarnöjdhet

När medarbetare har en klar förståelse för sina roller och karriärvägar, är de mer benägna att vara nöjda med sitt arbete och engagera sig i organisationen.

Effektivare rekrytering

Med tydliga och välstrukturerade arbetsbeskrivningar blir rekryteringsprocessen smidigare och mer effektiv, vilket minskar tiden och kostnaderna för att hitta rätt kandidater.

Bättre lönesättning

En genomarbetad jobbarkitektur hjälper organisationer att sätta rättvisa och konkurrenskraftiga löner, vilket kan attrahera och behålla toppkompetens.

Utmaningar med jobbarkitektur

Resurskrävande

Att utveckla och underhålla en jobbarkitektur kan vara resurskrävande, både i form av tid och pengar. Det kräver ett långsiktigt åtagande och regelbunden uppdatering.

Motstånd till förändring

Implementering av en ny jobbarkitektur kan möta motstånd från medarbetare och chefer som är bekväma med den befintliga strukturen. Effektiv kommunikation och förändringshantering är nyckeln till att övervinna detta motstånd.

Behov av anpassning

Jobbarkitekturen måste vara flexibel nog för att anpassa sig till förändringar i organisationen och marknaden. En rigid struktur kan snabbt bli föråldrad och ineffektiv.

Till sist

Jobbarkitektur är ett kraftfullt verktyg för att skapa ordning och klarhet i en organisationsstruktur. Genom att noggrant analysera jobb, utveckla detaljerade arbetsbeskrivningar, klassificera jobben i nivåer, och utforma tydliga karriärvägar, kan organisationer förbättra transparensen, öka engagemanget, och effektivisera sina rekryterings- och löneprocesser. Trots de utmaningar som kan uppstå, ger en väl genomarbetad jobbarkitektur en stark grund för långsiktig framgång och hållbar tillväxt.

Detta är Wndy, HR-expertis när du behöver det

Behöver du rådgivning kring kartläggning av ditt HR-arbete, eller rådgivning kring mer specifika delar som att anställa personal, LAS eller andra personalfrågor? Vi på Wndy samlar allt det du som arbetsgivare funderar kring på vår hemsida.

Läs mer om våra tjänster och skapa ett gratiskonto för att komma i kontakt med oss. Har du behov av professionell hjälp och personlig service så har vi HR-experter som kan hjälpa dig.