Vilken roll spelar HR i det nya hållbarhetsdirektivet (CSRD)

Vad är hållbarhetsdirektivet?

EU:s nya hållbarhetsdirektiv Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) innebär en mer omfattande rapporteringsstandard och kommer samtidigt rikta sig mot fler företag än tidigare. 

Företag behöver rapportera information som ger en ökad förståelse för verksamhetens utveckling, ställning och resultat i förhållande till hållbarhetsfrågor. Dessutom behöver företaget rapportera hur externa hållbarhetsfaktorer, såsom klimatförändringar och sociala hållbarhetsfrågor, påverkar företagets verksamhet.

I det nya direktivet ingår rapporteringsstandarden ESRS (European Sustainability Reporting Standards) som består av tolv delar. I denna artikel kommer vi fokusera på ESRS S1 som definierar hur arbetsgivaren bör rapportera om den egna arbetskraften. 

Med arbetskraft menas anställda, men även medarbetare som inte är anställda av företaget, exempelvis uppdragstagare eller personal som tillhandahålls av ett bemanningsföretag. För större företag kan det vara viktigt att känna till att rapporteringskraven i ESRS S2 också omfattar arbetstagare i hela värdekedjan.

Vad kommer hållbarhetsdirektivet innebära för dig som arbetsgivare och vad behöver du ha på plats?

I och med hållbarhetsdirektivet blir kraven på data och rapportering högre. Därför blir det ännu viktigare för företag att ha en struktur för hur personalfrågor hanteras. 

Mycket av det som ska rapporteras in är redan lagkrav i Sverige. Men trots detta är det inte alla företag som uppfyller lagkraven. För företag som inte redan har dessa saker på plats är det dags att se över processerna och policys nu. Nedan kommer några exempel på hur arbetsgivare bör förbereda sig inför ESRS S1:

• Ta reda på om ditt företag kommer behöva rapportera enligt kraven för stora, medelstora och små företag samt noterade företag (läs mer om detta längre ner i texten).
• Säkerställ att befintliga policys täcker kraven enligt ESRS S1, exempelvis arbetsmiljöpolicy och policy för likabehandling.
• Ha en strukturerad rapportering av data, gärna i ett personalsystem. Informationen ska kunna sammanställas för att skapa en helhetsbild. 
• Säkerställ att informationen om arbetskraft som inte är anställda finns tillgänglig att inhämta.
• Sätt upp en rutin kring hur informationen ska hanteras. Det är viktigt att ha GDPR i åtanke vid hantering av känsliga personuppgifter.
• Utvärdera hur företaget arbetar proaktivt med hållbarhet. Om rutiner eller processer saknas så är det viktigt att åtgärda det så snart som möjligt för att successivt kunna jobba mot målen.
• Om utvärderingen är i linje med företagets målsättning kan man istället sätta upp mål för hur hållbarhet ska upprätthållas och stärkas ännu mer.

När kommer de nya reglerna att börja gälla?

Tillämpningen av direktiven har redan påbörjats och kommer ske successivt beroende på företagskategori:

1. 2025 ska företag som omfattades av det tidigare direktivet, NFRD, rapportera för räkenskapsåret 2024 (det vill säga, börsnoterade företag med över 500 anställda).
2. 2026 ska stora företag som inte omfattades av det tidigare direktivet rapportera för räkenskapsåret 2025. Företaget behöver uppfylla minst två av följande kriterier: 
   •   Fler än 250 medarbetare,
   •   Över 50 miljoner euro i nettoomsättning,
   •   Över 25 miljoner euro i balansomslutning.
3. 2027 ska alla små och medelstora noterade företag samt vissa andra kredit- och försäkringsbolag rapportera om räkenskapsåret 2026. För dessa företag finns det möjlighet att skjuta på rapporteringen i två år. Små och medelstora företag definieras som:
   • Medelstora företag har färre än 250 medarbetare och har en nettoomsättning under 50 miljoner euro eller en balansomslutning som underskrider 25 miljoner euro.
   • Små företag har färre än 50 anställda och en nettoomsättning under 10 miljoner euro eller en balansomslutning som underskriver 5 miljoner euro.  
   • Mikroföretag omfattas inte av direktivet. Det betyder att företag med färre än 10 anställda och som omsätter under 900 000 euro eller har en balansomslutning under 450 000 euro inte behöver hållbarhetsrapportera utifrån CSRD.
4. 2029 ska icke-europeiska företag med en nettoomsättning på mer än 150 miljoner euro som har dotterbolag eller filialer inom EU av viss storlek rapportera för räkenskapsåret 2028.

Syftet med direktivet

Direktivet är ett steg för att EU ska nå sina mål om nettonollutsläpp 2050. De nya reglerna ska underlätta övergången till en hållbar ekonomi och styra kapital mot investeringar som gynnar miljön och människor. 

Syftet med direktivet är att ge insyn i hur företag arbetar med miljö, samhällsansvar och bolagsstyrning och göra denna information jämförbar vilket underlättas när företag följer samma rapporteringsprocess. Direktivet skapar en möjlighet för kunder, investerare och medarbetare att jämföra hur olika företag jobbar med dessa frågor.

Huvudreglerna i direktivet

Rapporteringsstandarden ESRS S1 innebär att det kommer ställas högre krav på arbetsgivare att dela offentlig information om hur företaget arbetar för hållbar arbetskraft. 

Många av delarna i direktivet omfattas redan av svensk lag och är en självklarhet för svenska arbetsgivare. Den största förändringen i och med direktivet kommer vara ökad transparens och att information ska delas externt. 

Nedan har vi summerat väsentliga områden för svenska arbetsgivare att ta hänsyn till i rapporteringen:

• Uppgifter kring trygga anställningar och arbetstid, hur sysselsättningsgraden är fördelad mellan könen på arbetsplatsen, andel anställda med deltids- eller behovsanställning samt andel anställda med tidsbegränsad anställning. 
• Uppgifter om förekomsten av kollektivavtal och social dialog (dialogen mellan arbetsmarknadens parter) på arbetsplatsen för att skapa förståelse för i vilken utsträckning anställda omfattas av kollektivavtal.  
• Information om arbetsgivarens arbetsmiljöarbete och hur väl det systematiska arbetet fungerar. I detta inkluderas uppgifter om sjukfrånvarodagar och arbetsrelaterade skador, ohälsa och dödsfall. 
• Information om balans mellan arbete och fritid, att anställda har rätt till familjeledighet och i vilken utsträckning ledigheten utnyttjas. 
• Information kring hur arbetsgivaren jobbar för jämställdhet på arbetsplatsen som inkluderar könsfördelningen på ledningsnivå samt den procentuella löneskillnaden mellan män och kvinnor. 
• Att anställda har tillräckliga löner genom att rapportera den lägsta lönen för den lägsta lönekategorin. Minimilönen får inte vara lägre än det som anges i kollektivavtal. 
• Information om sysselsättningsgrad och inkludering för personer med funktionsvariation genom att redogöra hur företaget anpassar den fysiska miljön för att säkerställa säkerhet och tillgänglighet. 
• I vilken utsträckning anställda erbjuds utbildning och kompetensutveckling, inklusive mängden utbildningstimmar och omfattningen av utvecklingssamtal.
• I vilken utsträckning det sker arbetsrelaterade incidenter i relation till mänskliga rättigheter och att medarbetare ska ha möjlighet att anmäla detta.  

Arbetsgivaren behöver också ta hänsyn till omständigheter som kan vara relevanta för det enskilda företaget beroende på exempelvis bransch. Företaget behöver lyfta väsentliga risker, konsekvenser och möjligheter relaterat till sin arbetskraft.

Dessutom ska företaget dela en sammanfattande information om företagets policys, där följande områden ingår:

• Förebyggande av människohandel, tvångsarbete och barnarbete.
• Förebyggande arbete mot diskriminering och trakasserier.
• Arbete för mångfald och lika möjligheter.
• Policy för förebyggande av arbetsplatsolyckor.

Hur kommer social hållbarhet behöva rapporteras?

Enligt direktivet ska hållbarhetsrapporten lämnas i förvaltningsberättelsen, dvs. som en del av årsredovisningen och ska sammanfattas i ett eget avsnitt. En revisor ska sedan granska att företaget efterlever hållbarhetsdirektivet. Det är styrelse och ledning som har det yttersta ansvaret för rapportering och efterlevnad av direktivet.

Vilka är fördelarna med direktivet

När arbetsgivare nu behöver undersöka och rapportera information kring hur de arbetar för hållbar arbetskraft ger det arbetsgivaren en chans att upptäcka eventuellt missnöje och ohälsa hos medarbetarna. Det gör det enklare för arbetsgivare att arbeta mer proaktivt med dessa frågor och veta var de ska rikta fokus. På längre sikt kommer det leda till ökad tillfredsställelse hos medarbetare och därmed ökat engagemang.  

Det nya direktivet kan bidra till en ökad konkurrensmöjlighet för företagen. Det ger arbetsgivare möjlighet att visa hur de arbetar proaktivt med personalfrågor för att attrahera nya medarbetare, kunder och investerare.

EU-direktivet om en jämnare könsfördelning i börsbolagens styrelser

Endast 8% av alla styrelseordförande i EU är kvinnor och endast 31,5% av ledamöterna är kvinnor. EU har nu antagit regler för att förbättra könsfördelningen i bolagsstyrelser. Syftet är tydligt. Ökat andel kvinnor i beslutsfattande positioner väntas leda till följande förbättringar:

• ekonomisk tillväxt
• ökad konkurrenskraft
• förbättrad hantering av demografiska utmaningar

Så vad innebär detta i praktiken? Jo, senast 2026 gäller följande för börsnoterade företag:

• 40% av icke verkställande styrelseledamöter ska utgöras av det underrepresenterade könet. 
• 33% av ledamöter i styrelsen ska utgöras av det underrepresenterade könet. 
• Om man inte uppnår detta så behöver man införa en öppen och rättvis urvalsprocess för kandidater till styrelsen.

Varje år måste företag rapportera hur många kvinnor och män som sitter i deras styrelser. De måste också rapportera vad de gör för att få fler kvinnor att sitta i styrelserna. Varje land kommer att lista de företag som klarar målen enligt direktivet, vilket kommer att vara av stor betydelse för företagens employer branding.

Läs gärna mer om hållbarhetsdirektivet och kravet på jämställda bolagsstyrelser:

Regeringen

EUR-lex

European Council

Krav på jämställda bolagsstyrelser